Política de privacidad
Introducción
En RESERVA NATURAL ISLA CLARA S.A.S. ZOMAC, estamos comprometidos con la protección de los datos personales de nuestros huéspedes, empleados, proveedores y demás titulares de la información. El presente Manual de Tratamiento de Datos Personales se elabora en cumplimiento de la legislación colombiana vigente, en especial la Ley 1581 de 2012, la Ley 1266 de 2008, y los Decretos 1377 de 2013 y 1074 de 2015, así como de las directrices impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) en materia de protección de datos personales.
Su finalidad es establecer las directrices y procedimientos mediante los cuales el hotel recolecta, usa, almacena, circula y protege la información personal, garantizando el derecho fundamental de habeas data y asegurando la aplicación efectiva de los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad en el tratamiento de los datos.
Esta política incorpora obligaciones especiales relacionadas con el tratamiento de datos sensibles, datos de niños, niñas y adolescentes, y datos financieros, conforme a la normativa aplicable.
Ámbito de Aplicación
La presente política aplica a todas las bases de datos y actividades de tratamiento de datos personales en las que RESERVA NATURAL ISLA CLARA S.A.S. ZOMAC actúe como responsable del tratamiento. Comprende la información personal recolectada a través de sistemas de reservas en línea, cámaras de videovigilancia, controles de acceso biométricos, redes WiFi ofrecidas a los huéspedes, formularios digitales (sitio web y aplicaciones móviles), y canales de interacción en redes sociales, así como los datos obtenidos de manera presencial en las instalaciones del hotel (por ejemplo, durante el proceso de check-in).
Incluye igualmente los datos financieros y patrimoniales necesarios para procesar pagos, los datos personales de menores recolectados en el marco de servicios familiares, las imágenes de empleados y visitantes captadas durante las actividades del hotel y, en general, cualquier dato sensible o confidencial cuya administración esté bajo responsabilidad del hotel.
Declaración de Cumplimiento Legal
La presente política incorpora las disposiciones de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 (Régimen General de Protección de Datos Personales) y sus decretos reglamentarios, así como de la Ley Estatutaria 1266 de 2008 (protección de datos financieros, crediticios y comerciales). En los casos en que el tratamiento de datos personales se rija por la Ley 1266 de 2008, se aplicarán sus disposiciones específicas de manera armónica con los principios de la Ley 1581 de 2012.
Asimismo, el hotel da cumplimiento a las instrucciones y lineamientos emitidos por la SIC, incluyendo aquellos relacionados con el tratamiento de datos de menores de edad, el uso de imágenes, la gestión de incidentes de seguridad y la aplicación del principio de responsabilidad demostrada (accountability). Todos los empleados y contratistas de RESERVA NATURAL ISLA CLARA S.A.S. ZOMAC que tengan acceso a datos personales deberán cumplir estrictamente esta política y velar por su correcta aplicación.
Definiciones
Para facilitar la comprensión de la presente política, se adoptan las siguientes definiciones conforme al artículo 3 de la Ley 1581 de 2012:
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural identificada o identificable (por ejemplo, nombre, número de identificación, teléfono, correo electrónico, huella dactilar, imagen en video).
Dato Público: Información personal calificada como tal por la Constitución o la ley, o que no sea privada ni sensible, como el estado civil, la profesión, la calidad de comerciante o servidor público y la información contenida en registros públicos.
Dato Privado: Información personal de naturaleza íntima o reservada, cuyo conocimiento compete únicamente a su titular.
Dato Semiprivado: Información que no es íntima ni reservada, pero cuyo conocimiento o divulgación puede interesar a un grupo determinado de personas o a un sector específico (por ejemplo, información crediticia).
Dato Sensible: Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como datos sobre origen étnico o racial, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, salud física o mental, datos genéticos, datos biométricos y vida sexual.
Titular: Persona natural a quien se refieren los datos personales.
Responsable del Tratamiento: Persona jurídica (el hotel) que decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos personales.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
Principios Rectores del Tratamiento de Datos
RESERVA NATURAL ISLA CLARA S.A.S. ZOMAC adopta integralmente los principios establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, los cuales rigen todas las actividades de tratamiento de datos personales realizadas por el hotel:
Legalidad
Finalidad
Libertad
Veracidad o calidad
Transparencia
Acceso y circulación restringida
Seguridad
Confidencialidad
Todos los datos personales son tratados con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar su acceso no autorizado, pérdida, alteración, uso indebido o fraude.
Tratamiento de Categorías Especiales de Datos
El hotel observa obligaciones especiales en relación con el tratamiento de datos sensibles, datos de menores de edad y datos financieros o crediticios, conforme a la ley y a los lineamientos de la SIC.
Datos Sensibles
El tratamiento de datos sensibles está prohibido, salvo que el titular otorgue autorización previa, expresa y explícita, o exista una obligación legal que lo permita. Los datos biométricos se recolectan exclusivamente para fines de seguridad interna o control de acceso, y se protegen mediante mecanismos de cifrado y estrictas medidas de confidencialidad.
Datos de Niños, Niñas y Adolescentes
El hotel se abstiene de recolectar o tratar datos privados de menores sin la autorización verificable de sus padres o representantes legales y sin una finalidad clara que responda al interés superior del menor. El uso de imágenes de menores con fines publicitarios está estrictamente prohibido sin autorización escrita.
Datos Financieros y Crediticios
Los datos relacionados con pagos y transacciones financieras son tratados con altos estándares de seguridad y confidencialidad, únicamente para la gestión de pagos, preautorizaciones o devoluciones, y en cumplimiento de la Ley 1266 de 2008 y de estándares internacionales como PCI DSS, cuando resulte aplicable.
Finalidades del Tratamiento de la Información
El tratamiento de datos personales se realiza exclusivamente para fines legítimos, tales como:
Gestión de reservas hoteleras y prestación de servicios
Programas de fidelización y actividades de mercadeo (previa autorización)
Videovigilancia para la seguridad física
Control de acceso biométrico
Prestación del servicio de internet WiFi
Gestión de formularios en línea e interacción en redes sociales
Administración de personal y gestión de recursos humanos
Gestión de proveedores y aliados comerciales
No se realizará ningún tratamiento incompatible o adicional sin una nueva autorización del titular.
Derechos de los Titulares
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares de los datos personales tienen derecho a:
Conocer, actualizar y consultar sus datos
Solicitar la corrección de información inexacta
Solicitar la supresión de los datos
Revocar la autorización otorgada
Presentar quejas ante la SIC
El ejercicio de estos derechos será gratuito.
Procedimientos para Consultas y Reclamos
RESERVA NATURAL ISLA CLARA S.A.S. ZOMAC ha establecido procedimientos claros, términos de respuesta y canales de atención para atender consultas y reclamos de los titulares, en estricto cumplimiento de la ley.
Canales de contacto:
Correo electrónico: ecohotelislaclara1@gmail.com
Página web: www.islaclarahotel.com
Dirección: Zona Rural Vereda Río Claro – San Francisco, Antioquia
Teléfono: +57 314 8119727
Medidas de Seguridad y Confidencialidad
El hotel implementa medidas administrativas, técnicas y físicas de seguridad, tales como controles de acceso, cifrado de información, copias de seguridad, monitoreo, procedimientos de eliminación segura, evaluaciones de riesgo y protocolos de notificación de incidentes, conforme a los lineamientos de la SIC y a las mejores prácticas internacionales.
Transferencias Internacionales de Datos
Cuando sea necesario realizar transferencias o transmisiones internacionales de datos personales, el hotel garantizará niveles adecuados de protección, cláusulas contractuales de salvaguarda, autorizaciones de la SIC cuando correspondan y el consentimiento expreso del titular, conforme a la Ley 1581 de 2012.
Integración con Programas de Cumplimiento (SAGRILAFT y PTEE)
El hotel integra los principios de protección de datos personales en sus programas de SAGRILAFT y PTEE, garantizando la confidencialidad, proporcionalidad y legalidad en el tratamiento de la información.
Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)
RESERVA NATURAL ISLA CLARA S.A.S. ZOMAC cumple con la obligación de registrar las bases de datos sujetas a inscripción ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) y de reportar las actualizaciones y reclamos anuales exigidos por la SIC.
Vigencia y Modificaciones
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 15 de noviembre de 2025 y permanecerá vigente mientras no sea modificada. Cualquier cambio sustancial será informado a los titulares a través de los canales oficiales.
Responsable del Tratamiento:
RESERVA NATURAL ISLA CLARA S.A.S. ZOMAC
NIT 901.524.037-1
San Francisco, Antioquia
Dirección: Zona Rural Vereda Río Claro
Correo electrónico: gerencia@islaclarahotel.com
Teléfono: +57 314 359 5274
